Як написати листа? Основні правила

Усі листи можна поділити на три групи: особисті, напівофіційні, ділові.

Особисті листи пишуться близьким людям: друзям, рідним, а також знайомим.

Напівофіційними ми листуємося з різними організаціями з приводу тих питань, які стосуються нас.

Ділові листи складаються, коли треба написати в організацію з приводу кількох питань (ці питання повинні бути між собою пов’язані).

Розглянемо основні правила написання листів кожної групи.

Особисті листи

1. Спочатку ми маємо привітатися. Формули привітання: «Привіт!», «Добрий день!», «Здрастуй!», «Здрастуйте!».
2. Якщо ви якийсь час не відповідали на лист, потрібно вибачитися й пояснити, що послугувало причиною затримки відповіді.
3. Особисті листи треба писати якомога більш щиро. Ділитися своїми новинами, переживаннями, не забуваючи при цьому запитувати адресата про його буття.
4. Якщо в минулому листі були поставлені питання до вас, на них треба обов’язково відповісти.
5. Додайте емоцій, жартів, цитат відомих людей – це зробить ваш лист цікавішим. Нехай він буде схожим на невеликий твір епістолярного мистецтва, щоб його хотілося перечитувати ще й ще.

Напівофіційні листи

1. На початку обов’язково вітаємося. Не забуваємо, що напівофіційні листи ми пишемо посадовим особам, тому формули привітання повинні бути такими: «Доброго ранку!», «Добрий день!», «Добрий вечір!». Фраза на кшталт «Доброго часу доби!» є покручем і не використовується в такого типу листуванні.
2. Після привітання треба відрекомендуватися, потім пояснити мету написання листа, тобто ваше прохання, побажання, пропозицію.
3. Напівофіційні листи повинні бути недовгими й лаконічними, у них не можна використовувати емоційні вирази, жарти, фрази з будь-якою експресією.
4. У такого типу листах обов’язково слід зазначити координати, за якими адресат матиме можливість зв’язатися з вами. Це може бути телефон, іноді соцмережі, електронна адреса (останнє – якщо лист пишеться від руки й відсилається в конверті).

Ділові листи

1. Привітання й прощання в ділових листах не відрізняється від тих же формул у напівофіційних.
2. Слід пам’ятати, що ділові листи складаються з кількох питань, пов’язаних однією темою. Тут варто бути ще більш лаконічним, ніж у напівофіційному листі, щоб не переобтяжувати «водою» адресата.
3. Такого типу листи пишуться нетральним тоном, будь-які експресивні фрази тут недоречні. Уникайте подробиць і надмірної деталізації.

Як написати листа

Завжди пам’ятайте, що треба відповідати на ВСІ листи. Цим ви виявляєте увагу до друзів, родичів, і тим більше до організації, яка надіслала вам інформацію у вигляді листа.

Завжди перевіряйте листи на помилки, насамперед:

• Стилістичні: чи дотримуєтеся ви ділового стилю – чи не пропускаєте слів розмовного мовлення, емоційності; чи доречні жарти й експресивні фрази в особистому листі, чи немає двозначності (в листуванні будь-якого типу).
• Орфографічні: чи правильно написані всі слова, поставлені дефіси.
• Пунктуаційні: чи доречне вживання тих чи інших розділових знаків.
• Загальне оформлення: чи немає зайвих пробілів, чи не стоять тире, замість дефісів, і навпаки, чи є пробіл між словом і комою, словом і крапкою.

Намагайтеся заздалегідь обдумувати те, що хочете сказати в листі, особливо напівофіційного чи ділового типу, особливо, якщо пишете листа від руки.

Кілька разів перевірте ім’я та адресу одержувача. Це архіважливо! Адже помилка в імені призведе до непорозуміння з людиною, а неправильно написана адреса понесе ваше повідомлення взагалі в невідомому напрямку.

 Як правильно написати електронний лист

Електронні листи поділяються на ті ж групи, що й листи, написані від руки, й формуються за тими ж принципами, що й рукописні. Нюанси, якими відрізняється електронний лист, зазначені вищі у правилах написання кожного типу листування.

Як підписати листа

1. Наприкінці особистого листа дуже добре попрощатися емоційно. Тому вислови на зразок: «люблю тебе», «обіймаю, цілую», «буду радий(-а) особистій зустрічі» будуть доречними.
2. Не забудьте підписати свого особистого листа, тобто зазначити ім’я, навіть коли він електронний. Це можна зробити такими словесними формулами як «Щиро твоя, (ім’я)», «Щиро Ваша, (ім’я)», «Бувай! (Ім’я)», «До побачення! (Ім’я)!».
3. Формули прощання в напівофіційних та ділових листах відрізняються від тих же формул в особистих. Тут ми можемо обмежитися лише: «Сподіваюся на подальшу співпрацю, з повагою» або «Дякую заздалегідь. До побачення!».
4. В напівофіційних і ділових листах також не забуваємо наприкінці обов’язково вказати своє ім’я.

Епістолярій, тобто листи – це окремий жанр, цілий світ зі своїми правилами, яким треба вчитися, щоб листи виходили лаконічними й інформативними, або, якщо мова йде про особисте спілкування, цікавими, оригінальними й дотепними.